Waar staat UBL voor en is het interessant?

0
37

Al enige tijd hebben we te maken met UBL, maar nog niet iedere ondernemer weet wat het is of werkt ermee. Toch zou UBL voor iedere ondernemer wel eens interessant kunnen zijn.

Wat is UBL nou precies?

UBL staat voor ‘Universal Business Language’ wat een alomvattend, wereldwijd zakelijke taal betekent. UBL wordt gebruikt op het gebied van elektronisch factureren (e-facturatie). Een UBL factuur is een digitale factuur waarin een klein XML bestandje is toegevoegd. In dit XML-bestandje staat alle info die je nodig hebt om een factuur automatisch in een boekhoudpakket te verwerken.

E-facturatie versus digitale factuur

Veel ondernemers denken dat ze al elektronisch factureren door een digitale factuur naar klanten te versturen. Dit is niet het geval. E-facturatie is niet hetzelfde als een digitale factuur! Een digitale factuur is bijv. een pdf die je per mail naar je klant verstuurt, maar die nog steeds handmatig in een online boekhoudpakket verwerkt dient te worden. Dit is bij e-facturatie niet het geval.

Wanneer je online boekhoudpakket UBL-ready is betekent dit dat je met e-facturatie een UBL factuur kunt versturen maar ook ontvangen. Hierdoor wordt de factuur automatisch in je boekhoudpakket ingeladen. Per boeking kun je vervolgens controleren of deze op de juiste grootboekrekening staat en/of akkoord geven door één druk op de knop.

Voordelen UBL

Het gebruikmaken van e-facturatie is veel sneller, dan ‘gewoon’ boekhouden. De kans dat je fouten maakt is veel kleiner. Dit komt doordat de UBL-factuur automatisch ‘gelezen’ wordt waardoor eventuele typefouten achterwege blijven. Doordat je geen postzegels, papier, toners etc. meer gebruikt is het ook nog eens kostenbesparend. Tevens worden facturen middels e-facturatie sneller betaald.

Stand van zaken UBL

De overheid gebruikt sinds vorig jaar alleen nog maar e-facturen. Per 18 april 2019 moeten ook alle decentrale overheden UBL-ready zijn.
Een UBL-factuur bestaat uit een aantal verplichte onderdelen. Europa geeft als norm een standaard basisfactuur met bijna 200 onderdelen. Hiervan zijn er enkele tientallen verplicht gesteld die per land verschillen.

UBL als standaard in de toekomst?

Het lijkt er sterk op dat op korte termijn UBL toch echt de standaard gaat worden. Als het gebruik van UBL facturen verplicht wordt gesteld tussen bedrijven, dan kunnen we er niet meer omheen. Momenteel is het voor kleine bedrijven nog geen ‘must’ om UBL-ready te zijn, maar wel een mooie kans om alvast winst te pakken.

Het is voor alle bedrijven daarom handig om alvast voorbereidingen te treffen. Als het dan daadwerkelijk zo ver is en UBL wordt wettelijk vastgelegd ben je er als ondernemer helemaal klaar voor. Veel online boekhoudpakketten bieden momenteel de UBL-ready functie al aan. Voor verdere vragen kunt u daarover contact opnemen met de desbetreffende HulpDesk.