BTW en alles wat je erover moet weten (deel 3)

0
26

In dit derde deel bespreken we de laatste belangrijke punten omtrent BTW voor jou als ondernemer. Inmiddels heb je een BTW-nummer en weet je hoeveel BTW je moet afdragen maar zitten daar nog andere (verplichte) dingen aan vast? Wat zijn de voor- en/of nadelen van BTW betalen? En hoe moet je BTW berekenen en betalen?

Hoe ziet een BTW-nummer eruit?

In deel 1 van onze BTW blog hebben we al uitgelegd dat je een BTW-nummer krijgt van de Belastingdienst wanneer je BTW-plichtig bent. Dit BTW-nummer bestaat uit een landcode (bijvoorbeeld: NL/DE/BE), een RSIN/fiscaal nummer of Burgerservicenummer (ZZP) en als laatste een toevoeging van 3 karakters bijvoorbeeld B01 t/m B99. Totaal komt het neer op 14 tekens.

In verband met de privacy is het goed om te weten dat de Autoriteit Persoonsgegevens afgelopen zomer de Belastingdienst nogmaals op de vingers heeft getikt. Het is uiteraard erg privacy- en fraudegevoelig wanneer het BSN-nummer wordt verwerkt in het BTW-nummer. Op korte termijn lijkt er geen oplossing voor dit probleem te komen.

De toevoeging van 3 karakters in je BTW-nummer staat voor het aantal bedrijven dat je eerder gehad hebt. Meestal is dit B01 maar wanneer het dus je tweede of derde bedrijf is staan de toevoegingen B02 en B03 op de laatste positie van je BTW-nummer.

Een voorbeeld van hoe een BTW-nummer eruit kan zien: NL003456789B01.

Waarvoor gebruik je een BTW-nummer?

Om te kunnen factureren dien je je BTW-nummer te vermelden op je factuur. Op deze manier weet jouw klant dat je een BTW-plichtige ondernemer bent en dat ze hun voorbelasting bij de Belastingdienst terug kunnen vorderen. Hierdoor kun je zelf ook nagaan of je de BTW die bij jou in rekening is gebracht terug mag vorderen. Het is daarom belangrijk om iedere factuur die je krijgt te controleren op een BTW-nummer. Bijna iedere ondernemer is verplicht het BTW-nummer op de factuur te vermelden, maar toch zijn ook hier weer uitzonderingen. De Belastingdienst specificeert deze uitzonderingen.

Belangrijke BTW-tip

Check het BTW-nummer van de ondernemer aan wie jij betaalt en aan wie jij levert. Dit is zeker belangrijk als je zaken doet met het buitenland. Dit speelt vooral bij het 0% tarief en de verlegde BTW een rol.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je deze ‘tarieven’ hebt toegepast, maar de ondernemer is niet BTW-plichtig. In dat geval moet jij alsnog de BTW betalen over de diensten en producten die jij zonder BTW hebt geleverd. Je krijgt dan een naheffing van de Belastingdienst of je kunt zelfs een boete krijgen. Dus check altijd het BTW-nummer van de bedrijven met wie je zaken doet! Ook bij binnenlandse handel.

Dit is ook het geval wanneer een BTW-nummer niet kloppend is. Stel dat er ten onrechte door een dergelijke ondernemer bij jou wél BTW ten laste wordt gebracht. Jij vordert dit dan onwetend en ten onrechte bij de Belastingdienst. Je bent als ondernemer dus zelf verantwoordelijk voor de BTW die je betaalt én in rekening brengt!

Hoe kun je de BTW berekenen?

Het is soms lastig om je administratie goed bij te houden wanneer prijzen inclusief BTW of exclusief BTW worden gefactureerd. Hoe bereken je dan die bepaalde winstmarge? De Belastingdienst heeft hier een gemakkelijk rekenvoorbeeld voor opgesteld om je op weg te helpen. Tevens zijn er genoeg rekentools te vinden die je helpen bij het berekenen van BTW.

Wanneer moet ik BTW betalen?

Je kunt als ondernemer aangifte doen in 3 tijdvakken; maandelijks, per kwartaal of per jaar. De meest gangbare manier is per kwartaal. Wanneer je toch liever per maand aangifte wil doen dan moet je daarvoor een verzoek indienen bij de Belastingdienst. Het kan ook voorkomen dat de Belastingdienst jou verplicht om maandelijks aangifte te doen. Dit kan gebeuren wanneer je niet op tijd aangifte doet of betaalt. Tot slot kun je ervoor kiezen om jaarlijks aangifte te doen. Dat scheelt je uiteraard weer administratieve rompslomp. Om jaarlijks aangifte te mogen doen moet je wel voldoen aan de criteria die de Belastingdienst heeft opgesteld.

Voordelen en nadelen BTW

Als BTW-plichtige ondernemer heb je als voordeel dat je de door jou betaalde BTW in mindering mag brengen op de door jou te betalen BTW. Een ander voordeel is dat de BTW van zakelijke aankopen zoals bijvoorbeeld een mobiele telefoon voor de zaak (die je deels privé kan gebruiken) deels mag worden afgetrokken als voorbelasting. Dit gaat om het zakelijke deel van het gebruik.

Nadelen van het zijn van een BTW-plichtige ondernemer is dat bij ‘vrijstelling’ BTW op BTW soms tóch mogelijk is. Daarnaast is voor de Belastingdienst de BTW teruggave meer fraudegevoelig. Maar goed, daar heb jij als ondernemer gelukkig niets mee te maken.

Als BTW-plichtige geldt wel dat je boekhouding door BTW ingewikkelder wordt. Gelukkig zijn er genoeg online boekhoudprogramma’s die dit gemakkelijker maken.

Door middel van de afgelopen drie blogs (zie deel 1 en deel 2) hebben we geprobeerd het fenomeen BTW voor jou als ondernemer inzichtelijk te maken. Het is fijn om goed voorbereid en met kennis van zaken te gaan ondernemen.