RGS, wat betekent het?

0
9

RGS staat voor Referentie Grootboekschema en is ontwikkeld om meer efficiency uit je online boekhouding te halen. In dit artikel zetten we op een rij wat de voordelen voor jou zijn.

Wat is RGS eigenlijk

RGS is een door middel van codering gestandaardiseerd schema van grootboekrekeningen met betrekking tot financiële gegevens. Voor elke grootboekrekening is een unieke code vastgelegd. Waar UBL internationaal inmiddels als standaard is aangenomen, geldt dat voor RGS op nationaal niveau. Het is geen verplichting, maar vakmensen verwachten en hopen er veel van.

Wat zijn de voordelen van RGS?

Door het standaardiseren van grootboekrekeningen kun je makkelijker de resultaten van bedrijven onderling vergelijken. Alles wordt namelijk op dezelfde codes geboekt. Stel je hebt meerdere bedrijven, dan zou je de onderlinge resultaten makkelijker naast elkaar kunnen leggen. Dit kan je interessante informatie opleveren en sowieso levert het je meer inzicht op.

Daarnaast is het ook mogelijk je bedrijf met externe bedrijven te vergelijken. Waar sta ik ten opzichte van concurrenten? Tevens kun je door het gebruik van RGS je online boekhouding duidelijker en makkelijker verwerken. En dát betekent minder tijdverlies.

Tot slot nog  een groot ander voordeel: je kunt heel gemakkelijk rapportages maken. Door middel van RGS kun je namelijk SBR rapportages genereren. Rijst meteen de volgende vraag: maar wat is SBR eigenlijk en vooral wat moet of kun je ermee?

RGS als basis voor SBR

SBR staat voor Standard Business Reporting. Dit is een methode ontwikkeld door de Nederlandse Overheid samen met bijv. banken, softwareleveranciers, accountants etc. Op deze manier kun je al jouw bedrijfsgegevens vanuit je online boekhouding digitaal vastleggen. Dit gebeurt met SBR op een eenmalige en standaard manier.

Doordat het bronbestand van je online boekhouding de basis is, kun je door één druk op de knop verschillende rapportages digitaal genereren en dus ook digitaal delen. Dit kan erg handig zijn als je bijv. aan overheidsinstellingen, maar ook aan intermediairs (zoals bijv. belastingadviseurs) (verplichte) gegevens moet opleveren.

Zonder RGS is SBR niet mogelijk. Want de RGS codering is de noodzakelijke schakel voor SBR om de gestandaardiseerde gegevens uit je online boekhouding te halen. Om ze vervolgens om te kunnen zetten naar de benodigde rapportages.

RGS 3.0: de verbeterde versie

Eind 2017 is de nieuwste versie van RGS beschikbaar gekomen. In deze versie zijn alle op- en aanmerkingen en aanvullingen vanuit gebruikers (van de vorige RGS versies) opgenomen en verwerkt. Interessant is dat in deze versie van RGS een filtermogelijkheid is toegevoegd.  Als je heel nuchter nadenkt is het bést logisch dat een standaard grootboekschema die alle bedrijfstakken moet ‘vangen’ inderdaad niet heel gering van omvang is.

Alle grootboekrekeningen voor alle bedrijfsgroepen moeten er immers in opgenomen worden! Het nieuwste RGS schema omvat dan ook duizenden grootboekrekeningen. Maar tja, die wil jij niet graag allemaal in je online boekhouding hebben toch? Door de nieuwe filtermogelijkheid kun je heel veel grootboekrekeningen uitzetten die jij in je administratie niet nodig hebt. Daar wordt het een stuk eenvoudiger en overzichtelijker van. Best handig dus!

Straks bijna niets meer zelf hoeven doen in je boekhouding komt steeds dichter bij

RGS is ook interessant in combinatie met UBL. We gaan immers steeds verder richting steeds méér automatisering. Deze ontwikkelingen zijn eenvoudigweg niet meer te stoppen. Dit betekent dat we dus ook steeds verder gaan naar het robotic accounting. M.a.w. naar een steeds meer geautomatiseerde online boekhouding. UBL facturen kunnen nu al automatisch ingelezen worden in je administratie. Met het koppelen van RGS codes aan UBL facturen kunnen ze zelfs direct ingeboekt worden in je online boekhoudpakket.